Hyppää pääsisältöön
Henkilö tietokoneella, lähikuva tietokoneen näppäimistöstä, hiirestä ja käsistä.

Traffic Management Finland Groupin työnhakijoiden tietosuojaseloste

Tämä on Traffic Management Finland Oy:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden Air Navigation Services Finland Oy:n, Finrail Oy:n, Intelligent Traffic Management Finland O:n ja Vessel Traffic Services Finland Oy:n tietosuojaseloste.

Yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Traffic Management Finland Groupin konserni tytäryhtiöineen on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi turvallisesti.

Rekisterinpitäjänä on Traffic Management Finland -konserniin kuuluva yhtiö, josta haet tehtävää. Tämä tietosuojaseloste sisältää kuvauksen siitä, miten rekrytointiprosessin aikana syntyneitä henkilötietojasi kerätään ja käsitellään. Kerromme mitä henkilötietoja tarvitsemme sekä näiden henkilötietojen käytön tarkoitukset. Lisäksi kerromme sinulle oikeuksistasi henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Yhteyshenkilöltä ja tietosuojavastaavaltamme saat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä.

Yhteyshenkilösi tietosuoja-asioissa:

Tiina Häyhä
HR-johtaja
Traffic Management Finland
tiina.hayha@tmfg.fi

Millaista tietoa kerätään ja keneltä?

TMFG käsittelee ainoastaan valintapäätöstä varten tarvittavia henkilötietoja, kuten tunnistamistietoja (nimi, syntymäaika), yhteystietoja, ansioluetteloa, hakemuskirjettä sekä työhaastattelussa syntyneitä tietoja. Työnhakulomakkeessa olevat pakolliset tiedot on merkitty tähdellä. Mikäli kieltäydyt antamasta tarvittavia pakollisia tietoja, hakemusta ei voida käsitellä. Saatamme myös suostumuksellasi selvittää tarkemmin soveltuvuuttasi työtehtävään soveltuvuus- tai persoonallisuusarvioinnilla. Soveltuvuuttasi koskevia tietoja saadaan suostumuksellasi myös:

  • rekrytointiyrityksiltä
  • aiemmilta työnantajiltasi
  • persoonallisuus- tai soveltuvuusarviointien tekijöiltä
  • viranomaisilta taustatarkastusten yhteydessä
  • ammatillisiin tarkoituksiin käyttämistäsi sosiaalisen median kanavista (esimerkiksi LinkedIn)

Tietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme arvioida soveltuvuutesi hakemaasi tehtävään. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka muodostuu tarpeesta käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin sekä yhteydestä, joka rekrytointiprosessiin osallistuvan työnhakijan ja TMFG:n välille syntyy. TMFG käsittelee henkilötietoja myös ilmoittaakseen sinulle avoimista paikoista, suorittaakseen hallinnollisia toimintoja ja analysoidakseen hakijajoukkoa ymmärtääkseen, kuka paikkoja hakee, ja kehittääkseen rekrytointiprosessia.

Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen työhakemusten säilyttäminen oikeutetun edun perusteella on tarpeen osoittaaksemme, että noudatamme prosessissa lainsäädännön asettamia vaatimuksia. Säilyttämisen aikana tietoja ei aktiivisesti käsitellä, ellei siihen ole lainmukaista syytä. Osa rekrytoinnin tiedoista perustuu pelkästään antamaasi suostumukseen, kuten soveltuvuusarvioinnit ja turvallisuusselvitykset. Näitä tietoja ei säilytetä oikeutetun edun perusteella. Suostumuksellasi TMFG voi arvioida soveltuvuuttasi myös muihin tulevaisuudessa avautuviin tehtäviin. Kun käsittely perustuu vain antamaasi suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla yhteyttä TMFG:n rekrytointiin: rekrytointi@tmfg.fi. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tapahtuneen, suostumukseen perustuneen käsittelyn laillisuuteen.

Jos tulen valituksi?

Jos tulet valituksi työsuhteeseen, työnhakuun liittyvät tarpeelliset asiakirjat tulevat osaksi TMFG:n työsuhderekisteriä, jolloin arvioimme näiden tietojen käsittelyn ja mahdollisen säilyttämisen erikseen. Arvioinnin yhteydessä tarpeettomat tiedot poistetaan. Sinua informoidaan työsuhdetietojen käsittelystä erikseen.

Miten kauan tietojani säilytetään?

Rekrytointipäätökseen liittyvää tarpeellista hakijatietoa säilytetään 24 kuukautta työhönottoon liittyvän yleisen kanneajan takia. Avoimia hakemuksia säilytetään hakijan määrittelemän ajan (3, 6 tai 12 kuukautta). Mahdollisissa riitatilanteissa tiedot säilytetään, kunnes asia on lainvoimaisesti ratkaistu.

Luovutetaanko tietojasi?

Palveluntarjoajat: TMFG käyttää tietojen hallinnassa Sympa HR-tietojärjestelmää, jonka palveluntarjoaja Sympa Oy toimittaa. Tällaisissa tapauksissa TMFG varmistaa asianmukaisin sopimuskeinoin, että palveluntarjoajat ylläpitävät tietoturvatasoa, joka on riittävä henkilötietojesi suojaamiseen ja noudattaa sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Palveluntarjoajat ja alihankkijat käsittelevät henkilötietojasi vain edellä mainittuja, TMFG:n määrittelemiä tarkoituksia varten.

Lakiin perustuva velvoite: Tietojasi voidaan luovuttaa viranomaisille, mikäli laki vaatii TMFG:tä tekemään niin. TMFG voi myös luovuttaa henkilötietojasi silloin, kun se tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällaisissa tilanteissa TMFG luovuttaa tietoja ainoastaan tarvittavassa määrin.

Tietojen siirto konsernissa: Rekisterinpitäjä eli yhtiö, josta haet tehtävää, kuuluu Traffic Management Finland Groupiin. Sisäisten hallinnollisten syiden takia rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu siirtää konsernin sisällä henkilötietoja.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Tietojen käsittelyssä jokaisella on useita oikeuksia. Kerromme ne tässä lyhyesti ja tiiviisti. Saat tarkempaa tietoa oikeuksistasi ja niiden käytöstä yllä mainitulta yhteyshenkilöltä ja tietosuojavastaavalta. Myös oikeuksia koskevien pyyntöjen toteuttamisen osalta, ole yhteydessä tietosuojavastaavaan ja yllä kerrottuun yhteyshenkilöön.

  • Oikeus tarkastaa henkilötiedot ja oikeus tietojen oikaisemiseen. Pyydettäessä jokaisella on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista tai yksittäisistä tietoryhmistä. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, voi tietojen korjaamista pyytää osoitteesta hrpalvelut@tmfg.fi. Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä. TMFG vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
  • Oikeus tietojen poistamiseen. Tarpeettomat tiedot on mahdollista vaatia aina poistettavaksi. Huomaathan, että TMFG:llä voi olla peruste tietojen säilyttämiselle, jotta se kykenisi esimerkiksi puolustamaan itseään oikeusvaadetta vastaan. Tällaisissa tapauksissa tietoja ei voida poistaa.
  • Oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa. Jokaisella on oikeus tietosuojalakien mukaisesti rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos henkilötietoja olisi käsitelty lainvastaisesti, jolloin käsittelyä rajoitetaan säilyttämiseen. Jokainen voi vaatia tietojen säilyttämistä myös mahdollista omaa oikeusvaadettaan varten.
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Erityisistä henkilökohtaisista syistä jokaisella on oikeus myös vastustaa tietoihin kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä asianomaisen tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Jokaisella on oikeus saada jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa suostumukseen perustuvat itse toimittamansa ja automaattisesti käsiteltävät henkilötiedot sekä siirrettäväksi ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
  • Oikeus saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta. Erittäin vakavan tietoturvaloukkauksen sattuessa TMFG ilmoittaa henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Ilmoitus annetaan, jos loukkaus koskee salaamattomia henkilötietoja ja todennäköisesti aiheuttaa huomattavan riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteettivarkauden tai muun rikollisuuden muodossa.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löydät tästä.